Polityka Prywatności

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Polskie Sieci Energetyczne (dalej: „PSE”, „Spółka”, „my”) w związku z prowadzoną działalnością w sektorze energetycznym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Administratorem danych osobowych jest: Polskie Sieci Energetyczne, działające na podstawie obowiązujących przepisów prawa polskiego i unijnego.

Polityka została przygotowana zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz innymi właściwymi przepisami prawa krajowego.

2. Zakres stosowania polityki

Polityka Prywatności dotyczy wszystkich osób, których dane osobowe są przetwarzane przez PSE, w szczególności:

• klientów i kontrahentów,
• przedstawicieli oraz pracowników klientów i kontrahentów,
• użytkowników serwisów internetowych oraz usług elektronicznych PSE,
• osób kontaktujących się z nami drogą elektroniczną, telefoniczną lub pisemną,
• kandydatów do pracy i współpracy,
• innych osób, których dane osobowe przetwarzamy w związku z naszą działalnością w obszarze energetyki.

3. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

W zależności od rodzaju relacji i celu przetwarzania, możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, stanowisko, nazwa podmiotu, który reprezentujesz, numer identyfikacyjny nadany przez PSE,
• dane kontaktowe: adres korespondencyjny, adres e‑mail, numer telefonu,
• dane związane z realizacją umów i projektów: dane o umowie, historii współpracy, rozliczeniach, uprawnieniach dostępowych, pełnomocnictwach,
• dane związane z korzystaniem z serwisów i systemów PSE: adres IP, identyfikatory urządzeń, logi systemowe, dane pozyskiwane przy wykorzystaniu plików cookies i podobnych technologii,
• dane wymagane przepisami prawa (np. w obszarze rachunkowości, bezpieczeństwa infrastruktury energetycznej, zamówień publicznych),
• dane kandydatów do pracy/współpracy: informacje zawarte w CV, liście motywacyjnym, formularzach rekrutacyjnych oraz inne dane przekazane w procesie rekrutacji.

Nie zbieramy danych w większym zakresie, niż jest to konieczne do realizacji określonych celów ich przetwarzania.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do prowadzenia działalności w sektorze energetycznym oraz spełniania obowiązków prawnych. W szczególności dane mogą być przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

4.1. Realizacja umów

• zawarcie i wykonanie umów z klientami, kontrahentami, dostawcami i partnerami biznesowymi,
• utrzymywanie relacji biznesowych i kontaktów operacyjnych, Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora).

4.2. Wypełnianie obowiązków prawnych

• wypełnianie obowiązków wynikających z przepisów prawa krajowego i unijnego regulujących sektor energetyczny,
• realizacja obowiązków w zakresie rachunkowości, podatków, archiwizacji, bezpieczeństwa infrastruktury krytycznej, Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny ciążący na administratorze).

4.3. Zapewnienie bezpieczeństwa sieci, systemów i infrastruktury

• monitorowanie i zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych,
• zapobieganie nadużyciom, wykrywaniu incydentów, nieuprawnionemu dostępowi do systemów i danych, Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora polegający na ochronie infrastruktury energetycznej i systemów teleinformatycznych).

4.4. Komunikacja i obsługa zapytań

• obsługa zapytań kierowanych do PSE za pomocą formularzy kontaktowych, poczty elektronicznej, telefonu lub poczty tradycyjnej,
• prowadzenie korespondencji i udzielanie odpowiedzi na kierowane do nas wnioski i pisma, Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora polegający na prowadzeniu komunikacji z osobami zainteresowanymi działalnością PSE) oraz art. 6 ust. 1 lit. b RODO (jeżeli komunikacja dotyczy wykonywania lub zawarcia umowy).

4.5. Rekrutacja

• prowadzenie procesów rekrutacyjnych na stanowiska oferowane przez PSE lub w ramach współpracy,
• ocena kwalifikacji kandydatów i dopasowanie do potrzeb Spółki, Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zw. z przepisami Kodeksu pracy oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO, gdy kandydat dobrowolnie podaje szerszy zakres danych lub wyraża zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach.

4.6. Dochodzenie i obrona roszczeń

• ustalanie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora polegający na ochronie praw PSE).

5. Dobrowolność podania danych

W wielu przypadkach podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji określonych celów (np. zawarcia i wykonywania umowy lub obsługi zapytania). W przypadkach, w których podanie danych wynika z przepisu prawa, ich nieudostępnienie może skutkować brakiem możliwości nawiązania lub kontynuowania współpracy, realizacji usługi lub spełnienia obowiązku prawnego.

6. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane w niezbędnym zakresie następującym kategoriom odbiorców:

• podmioty przetwarzające dane w imieniu PSE na podstawie umów powierzenia (np. dostawcy usług IT, podmioty świadczące usługi serwisowe, doradcze, księgowe, kurierskie),
• inne podmioty współpracujące z PSE, jeśli jest to konieczne do realizacji zawartej umowy lub prawnie uzasadnionego interesu PSE,
• organy administracji publicznej, organy regulacyjne, organy ścigania oraz inne instytucje uprawnione na podstawie przepisów prawa,
• sądy, organy egzekucyjne i inne podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów.

W każdym przypadku przekazywanie danych odbywa się z zachowaniem wymogów wynikających z RODO i prawa krajowego.

7. Przekazywanie danych do państw trzecich

Co do zasady PSE nie przekazuje danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeżeli w konkretnym przypadku zajdzie potrzeba takiego przekazania, nastąpi ono wyłącznie w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w RODO (np. decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne) oraz z zachowaniem wymogu zapewnienia osobom, których dane dotyczą, odpowiedniego stopnia ochrony.

8. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przetwarzamy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

• przez czas obowiązywania umowy oraz po jej zakończeniu – przez okres konieczny do rozliczeń, dochodzenia lub obrony roszczeń, a także spełnienia obowiązków archiwizacyjnych wynikających z przepisów prawa,
• przez czas wymagany przepisami prawa, w szczególności z zakresu rachunkowości, podatków, sektorowych regulacji energetycznych,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania, o ile dalsze przetwarzanie nie znajduje innej podstawy prawnej,
• dane rekrutacyjne – przez okres trwania danego procesu rekrutacji, a w przypadku zgody na udział w przyszłych rekrutacjach – przez okres określony w treści zgody lub do jej odwołania.

Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji, chyba że ich dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy Twoje dane oraz otrzymania ich kopii,
• prawo sprostowania danych – poprawienia lub uzupełnienia danych, jeśli są nieprawidłowe lub niekompletne,
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO,
• prawo ograniczenia przetwarzania – w sytuacjach określonych w RODO,
• prawo przenoszenia danych – otrzymania dostarczonych PSE danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany,
• prawo sprzeciwu – wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie PSE, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją,
• prawo wycofania zgody – jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, możesz ją w dowolnym momencie wycofać, przy czym nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu skorzystania z powyższych praw możesz skontaktować się z PSE w sposób wskazany w naszych oficjalnych kanałach kontaktu. Przed realizacją uprawnienia możemy zweryfikować Twoją tożsamość.

10. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane z naruszeniem przepisów RODO lub innych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego w Polsce.

11. Zasady bezpieczeństwa danych

PSE stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych osobowych, w szczególności chroniące je przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą czy bezprawnym ujawnieniem. Środki te są dostosowane do skali, charakteru i ryzyka związanego z przetwarzaniem danych w sektorze energetycznym.

Dostęp do danych posiadają wyłącznie osoby upoważnione i zobowiązane do zachowania poufności, a podmioty przetwarzające dane w imieniu PSE są zobowiązane do stosowania odpowiednich zabezpieczeń i przetwarzania danych wyłącznie na udokumentowane polecenie PSE.

12. Pliki cookies i podobne technologie

Nasze serwisy internetowe mogą wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania serwisów i usług online,
• dostosowania treści i funkcjonalności serwisów do preferencji użytkowników,
• prowadzenia statystyk i analiz dotyczących korzystania z serwisów.

Szczegółowe informacje o stosowanych plikach cookies, ich rodzajach, celach i sposobie zarządzania nimi mogą być udostępnione w odrębnym dokumencie lub informacji prezentowanej w ramach serwisu internetowego.

13. Zmiany Polityki Prywatności

PSE zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności w przypadku potrzeby jej dostosowania do zmian w przepisach prawa, wytycznych organów nadzorczych, zmian w praktykach funkcjonowania Spółki lub oferowanych usług.

Zmieniona wersja Polityki Prywatności będzie publikowana w odpowiednich kanałach komunikacji PSE i będzie obowiązywać od dnia jej opublikowania, chyba że co innego wynika z treści zmian.

14. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw wynikających z RODO możesz skontaktować się z PSE korzystając z danych kontaktowych udostępnionych przez Spółkę w oficjalnych kanałach komunikacji. Aktualne informacje kontaktowe są publikowane w serwisach informacyjnych Polskie Sieci Energetyczne.